Para muitos falar em público é um problema, principalmente quando há pessoas desconhecidas. Apresentar um projeto, saber se está preparado para responder a todas as perguntas é um desafio. O desempenho nessas ocasiões é de suma importância, pois o profissional está sendo avaliado, seja como líder ou integrante do grupo.

Se não conseguir obter êxito na participação, o profissional corre o risco de acrescentar aspectos negativos à sua imagem. Por isso a maneira que transcorre a participação é importante para indicar a competência e o resultado da atuação.

Há quem pense que resolver essas questões seja um bicho de sete cabeças, mas não é. O importante é dominar o assunto que será tratado na ocasião, além de estar bem informado sobre os acontecimentos do mundo.

A princípio, é fundamental elaborar uma pauta, estabelecer o tempo que irá consumir com cada tópico e programar o horário de encerramento. Se durante a exposição, notar que irá ultrapassar o período de duração, reorganize-se, em último caso exclua o item que possa ser deixado para outra  ocasião. O líder deve interagir com os participantes e ajudar a trocar informações.

Os integrantes do grupo precisam ficar atentos à pauta, pois se tiverem que se manifestar estarão dominando o assunto e poderão contribuir com informações ou perguntas adequadas. É importante estar atendo para saber o momento correto de fazer a explanação.

Não existe um modelo único que deva ser seguindo em todas as ocasiões. O bom líder precisa se adaptar às circunstâncias de cada evento.

Sucesso na reunião 

— Quando iniciar a exposição fale de forma rápida e clara, quais serão as questões a serem  debatidas.

— Deixe os participantes interagirem logo no primeiro tema da pauta. Neste caso, o integrante deverá estar preparado para contribuir com informações relevantes e fazer questionamentos que ajudem a elucidar os pontos levantados.

— Preste atenção nas questões levantadas por todos, para não voltar aos pontos que já foram esclarecidos.

— A última etapa da reunião é o momento mais importante, pois é a derradeira chance de eliminar possíveis dúvidas e equívocos. Se algum ponto não ficou esclarecido,  é possível voltar ao assunto.

— Motive a participação de todos;

— Acompanhe as ações dos participantes;

— Forneça subsídios para que o debate seja produtivo;

— Mantenha a discussão dentro dos limites das questões apresentadas e dos objetivos pretendidos;

— Mantenha um ambiente descontraído;

— Deixe que o grupo se relacione de maneira informal, sem permitir que caiam na vulgaridade;

— Suplante as situações delicadas e, de preferência, evite que elas ocorram;

— Use a presença de espírito nos momentos apropriados;

— Faça perguntas que motivem o grupo a pensar;

— Seja pontual para começar e concluir a reunião;

— Evite dar opiniões pessoais para não inibir a participação dos outros;

— Mantenha a tranqüilidade, a calma, a cordialidade e a tolerância;

— Reconheça a importância de cada participante.

Atuação dos participantes

— Quando for questionado, responda de maneira firme, convicta e segura;

— Fale com voz pausada e audível;

— Quando seus conhecimentos e experiência puderem ajudar, peça a palavra, sem hesitar;

— Não responda as perguntas dirigidas a outros participantes, salvo quando não forem respondidas, e tenha certeza de estar colaborando com sua intervenção;

— Restrinja-se a conversar sobre o tema abordado e evite diálogos paralelos;

— Ao falar, olhe para todos os participantes, quando ouvir olhe para quem fala;

— Se precisar refutar, cuidado para não magoar os grupos participantes;

— Use a "diplomacia", procure entender  o ponto de vista contrário;

— Não fale sozinho, dê oportunidade aos outros.

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